OneDrive ULaval
OneDrive ULaval est le service de stockage infonuagique offert par l’Université Laval. Il permet de sauvegarder, synchroniser et partager vos fichiers de façon sécuritaire, à partir de n’importe quel appareil.
Les données sont hébergées au Canada.
À quoi sert OneDrive ULaval?
OneDrive est votre espace de stockage individuel à l’Université Laval. Il est conçu pour conserver des fichiers liés à vos activités d’études, d’enseignement, de recherche ou de travail.
Accessible à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone, OneDrive facilite l’organisation de vos documents et le travail individuel, tout en offrant des options de partage lorsque nécessaire.
OneDrive est intégré aux applications Microsoft couramment utilisées, comme Word, Excel et PowerPoint.
À retenir
- OneDrive est un espace de stockage individuel.
- Pour les documents partagés en équipe ou institutionnels, privilégiez Teams ou SharePoint.
Les avantages de OneDrive
OneDrive offre plusieurs avantages dans le cadre des activités universitaires.
Avant d’utiliser OneDrive
Il est important de savoir quels types de fichiers y conserver et lesquels éviter, afin d’utiliser le bon espace selon vos besoins. Consultez la section Bonnes pratiques d’utilisation de OneDrive pour comprendre quoi sauvegarder dans OneDrive et quand privilégier Teams ou SharePoint.
Capacité de stockage et limites
L’espace de stockage OneDrive varie selon votre statut à l’Université et la licence qui vous est attribuée.
Étudiantes et étudiants / 25 Go
Diplômées et diplômés / 0 Go
Personnel administratif / 1024 Go
Personnel enseignant / 1024 Go
Corps professoral / 1024 Go
Collaborateurs et personnel non rémunéré / 100 Go
Retraitées et retraités / 0 Go
Détentrices et détenteurs de licence E3 / 1024 Go
Questions fréquentes sur la gestion du stockage OneDrive
Si votre espace de stockage approche de sa limite, supprimez les fichiers dont vous n’avez plus besoin ou déplacez-les vers un espace de stockage approprié.
Pour savoir quels fichiers conserver dans OneDrive et mieux gérer votre espace, consultez les Bonnes pratiques d’utilisation de OneDrive ci-dessous.
Si vous dépassez votre limite de stockage:
- vous ne pourrez plus ajouter, modifier ou synchroniser de fichiers;
- vos fichiers existants resteront accessibles en lecture seule.
Pour retrouver un fonctionnement normal, libérez de l’espace dans votre OneDrive.
L’espace de stockage OneDrive vous est offert sans frais, mais il représente un coût important pour l’Université.
Avant de demander plus d’espace, assurez-vous d’avoir libéré de l’espace en supprimant les fichiers dont vous n’avez plus besoin ou en déplaçant ceux qui devraient être conservés ailleurs. Consultez les Bonnes pratiques d’utilisation de OneDrive ci-dessous pour vous guider.
Si vos besoins académiques ou professionnels nécessitent toujours de l’espace supplémentaire, communiquez avec votre centre de services en TI.
Oui, dans certains cas. Un fichier supprimé peut être récupéré dans la corbeille de OneDrive pendant 93 jours. Si un compte utilisateur est supprimé, les fichiers OneDrive qui y sont associés sont conservés pendant 30 jours.
Après ces délais, les fichiers ne peuvent plus être récupérés.
Bonnes pratiques d’utilisation de OneDrive
OneDrive est un espace de stockage personnel. Vous seul y avez accès, sauf lorsque vous partagez volontairement un fichier ou un dossier.
Que sauvegarder dans OneDrive?
OneDrive est recommandé pour:
- les fichiers liés à votre travail ou à vos études
- les brouillons et documents personnels liés à vos activités universitaires
- des copies de documents destinées à un usage individuel
- des outils de travail personnel ou documents de référence
Dans certains cas, des documents confidentiels ou stratégiques peuvent être partagés temporairement à l’externe à l’aide de OneDrive, après avoir validé qu’un espace Teams ou SharePoint ne répond pas mieux au besoin.
Ce qu’il vaut mieux éviter
OneDrive n’est pas recommandé pour:
- les documents partagés avec une équipe, qui devraient être conservés dans Teams ou SharePoint
- les documents institutionnels officiels en version finale
- les fichiers personnels sans lien avec les activités universitaires
- les fichiers de données de recherche
- les fichiers Outlook de type .pst
- les versions multiples d’un même document conservées inutilement
Pour gérer efficacement votre espace OneDrive:
- supprimez les fichiers inutiles ou obsolètes
- triez les fichiers par taille pour repérer ceux qui occupent le plus d’espace
- utilisez l’option Fichiers à la demande
- compressez les fichiers volumineux lorsque pertinent
- videz régulièrement la corbeille.
Pour en savoir plus: Optimiser OneDrive
Par défaut, les fichiers et dossiers stockés dans OneDrive sont privés. Vous choisissez explicitement quand et avec qui vous les partagez.
Lorsque vous partagez un fichier ou un dossier, vous pouvez:
- définir les personnes qui y ont accès
- choisir les droits accordés, par exemple consultation ou modification
- limiter la durée du partage
L’utilisation d’une date d’expiration pour les liens de partage est recommandée afin de restreindre l’accès dans le temps.
Pour en savoir plus: Partager et collaborer avec OneDrive
À savoir lors du partage par lien
Les paramètres définis à l’aide de l’icône en forme d’engrenage, située à droite du bouton Copier le lien, ne sont appliqués que si vous partagez le document en copiant ce lien.
Par exemple, si vous utilisez l’engrenage pour définir une date d’expiration, vous devez ensuite cliquer sur Copier le lien et coller ce lien dans un courriel ou une conversation Teams.
Si vous cliquez sur Envoyer plutôt que sur Copier le lien, les restrictions configurées, comme la date d’expiration, ne seront pas appliquées.
Pour des instructions détaillées sur le partage, consultez la documentation Microsoft.
Sécurité et protection des données
Pour protéger les fichiers stockés dans OneDrive:
- partagez uniquement lorsque nécessaire
- partagez seulement les fichiers requis, et non des dossiers complets
- limitez la durée et le nombre de personnes ayant accès
- utilisez les options de sécurité offertes, comme le blocage de la modification ou du téléchargement
- révisez régulièrement les éléments partagés et retirez les accès qui ne sont plus requis
Pour en savoir plus: Préserver la sécurité de vos données
Vous quittez l’Université Laval ou changez de rôle
Avant de quitter l’Université ou lors d’un changement de fonction:
- transférez les fichiers d’intérêt à votre supérieur immédiat ou à une personne désignée
- informez les personnes avec qui vous avez partagé des fichiers
- faites le tri de vos documents et supprimez ceux qui ne sont plus nécessaires
Les documents liés aux activités universitaires doivent être gérés conformément aux règles institutionnelles.
Besoin d’aide?
Pour de l’aide concernant l’utilisation de OneDrive, communiquez avec le centre de services en TI de votre faculté ou de votre unité, ou consultez la page Résoudre les problèmes avec OneDrive de Microsoft.
Pour plus d’information, consultez la documentation OneDrive de Microsoft.