Université Laval
Technologies de l'information

SharePoint

Créez des sites pour partager de l’information, organiser vos contenus et collaborer au sein de votre unité ou de vos équipes.

À quoi sert SharePoint?

SharePoint est une plateforme permettant de créer des espaces de travail en ligne pour organiser des informations et faciliter la collaboration.

Avec SharePoint, vous pouvez notamment:

•   stocker et organiser des fichiers
•   partager des documents avec d’autres personnes
•   collaborer en temps réel sur des fichiers
•   créer des pages pour diffuser de l’information
•   suivre des projets à l’aide de listes et d’outils
•   gérer les accès aux contenus selon les rôles

Quand utiliser SharePoint

Utilisez SharePoint lorsque :

•    vous devez partager de l’information à plusieurs personnes
•    vous voulez créer un espace structuré pour vos contenus
•    vous avez besoin d’un site pour votre équipe ou votre unité

Utilisez plutôt :

•    Teams pour collaborer au quotidien avec une équipe
•    OneDrive pour gérer vos fichiers personnels liés au travail 

SharePoint, Teams ou OneDrive? Consultez cette page de Microsoft pour mieux comprendre les différences et choisir le bon outil.

Accéder à SharePoint

Vous pouvez accéder à SharePoint de différentes façons :

Pour vous connecter, utilisez votre identifiant ULaval.

Types de sites SharePoint

Il existe deux types principaux de sites SharePoint, selon vos besoins.

Site de communication

À utiliser pour diffuser de l’information à un large public.

  • Contenu principalement en lecture
  • Quelques personnes publient, plusieurs consultent
  • Utilisé pour des contenus officiels ou informatifs

Exemples

  • Intranet d’un service
  • Portail d’information
  • Actualités ou procédures internes

Site d’équipe

À utiliser pour collaborer avec un groupe de personnes.

  • Espace privé pour une équipe
  • Tous les membres peuvent contribuer
  • Intégré à Microsoft Teams

Exemples 

  • Gestion de projet
  • Partage et coédition de documents
  • Suivi des tâches d’équipe

Créer et gérer un site SharePoint

Certains encadrements doivent être respectés lors de la création et de l’utilisation d’un site SharePoint à l’Université Laval.

Vous pouvez créer un site SharePoint pour répondre à un besoin lié à vos activités universitaires. Assurez-vous de prendre connaissance des règles suivantes:

  • le site doit être utilisé dans un contexte professionnel ou académique
  • la création de sous-sites n’est pas autorisée
  • l’Université Laval peut restreindre les accès ou supprimer un site qui ne respecte pas les règles

Dans SharePoint, les propriétaires sont responsables de la gestion du site.

Critères pour être propriétaire

  • Avoir un statut actif à l’Université Laval
  • Être employé (site de communication)
  • Être employé ou étudiant (site d’équipe)

Responsabilités du propriétaire

  • Gérer les accès et les autorisations
  • Limiter les accès aux personnes concernées
  • Assurer une gestion adéquate du contenu

Les sites SharePoint doivent être maintenus actifs.

À savoir pour les sites d'équipes

  • Les sites d’équipe (liés à Teams) peuvent être supprimés après 365 jours d’inactivité
  • Des notifications sont envoyées aux propriétaires avant la suppression
  • Ne simple modification à un fichier permet de maintenir le site actif

Les sites de communication ne sont pas soumis à cette règle.


Gestion des documents

  • Le nombre de versions des documents est géré automatiquement par SharePoint
  • Les paramètres de versionnage sont configurés par défaut

  • Capacité de stockage : 25 Go par site
  • Les fichiers peuvent être synchronisés avec votre poste de travail
  • Les notifications mobiles sont permises

Pour toute demande particulière (ex. augmentation de l’espace ou besoins spécifiques), communiquez avec votre centre de services TI.

  • Aucun outil, application ou connecteur externe n’est autorisé
  • Le partage de contenu est possible avec :
    • des utilisateurs de l’Université
    • des invités
    • des liens de partage

Bonnes pratiques dans SharePoint

Ces bonnes pratiques vous permettront d’utiliser SharePoint efficacement pour organiser et partager vos contenus.

  • Choisir un nom clair, concis et significatif
  • Éviter les noms vagues ou non descriptifs (ex. : « nm », « #23 », symboles)

Le partage et la gestion des accès sont essentiels pour protéger l’information. Adopter de bonnes pratiques permet de limiter les risques et de s’assurer que les bonnes personnes ont accès aux bons contenus.

  • Limiter l’accès aux personnes concernées
  • Privilégier le partage avec des personnes spécifiques
  • Utiliser des accès en lecture lorsque possible
  • Limiter la durée de partage

Les propriétaires peuvent ajuster ces paramètres selon les besoins du site.

SharePoint attribue des rôles selon les besoins :

Membres / Modification du contenu

Visiteurs / Consultation

Propriétaires / Gestion du site et des accès

Évitez de multiplier les règles d’accès au niveau des fichiers et dossiers.
Si nécessaire, privilégiez la création d’un site distinct.

Avant de supprimer un site:

  • déplacer les documents à conserver vers un espace de votre unité
  • s’assurer que l’information reste accessible

Pour les documents importants:

Pour en savoir plus sur la gestion documentaire, communiquez avec la DGDAA : supportgid@sg.ulaval.ca 

Dans une unité

  • Intranet ou site d’information
  • Diffusion de documents et procédures
  • Gestion d’activités administratives

Dans un projet ou une équipe

  • Suivi de tâches
  • Collaboration sur des documents
  • Gestion de contenus partagés

Dans un contexte académique

  • Projet de recherche
  • Partage de documents de cours
  • Coordination d’activités

À sauvegarder dans SharePoint

  • Documents institutionnels liés à vos activités
  • Notes de réunion ou d’échanges
  • Documents en cours de collaboration
  • Contenus à diffuser (sites de communication)

À ne pas sauvegarder dans SharePoint

  • Documents personnels non liés au travail
  • Fichiers systèmes ou de logiciels

Besoin d’aide?

Communiquez avec le centre de services en TI de votre faculté ou de votre unité, ou consultez les ressources de Microsoft .