Sécurité et pratiques responsables
Microsoft 365 s'appuie sur des mécanismes de sécurité avancés pour protéger les comptes, les données et les communications. À l'Université, ces protections sont complétées par des mesures mises en place et administrées par les équipes TI afin de répondre aux besoins de l'institution et de sa communauté.
En adoptant de bonnes pratiques de sécurité et de gestion de l'information, vous contribuez également à protéger les données institutionnelles et à favoriser une utilisation responsable des outils numériques.
Les outils de sécurité M365
Plusieurs fonctionnalités de M365 contribuent à réduire les risques liés aux accès non autorisés, aux courriels malveillants et aux incidents de sécurité.
Certaines sont visibles au quotidien, tandis que d'autres agissent en arrière-plan pour renforcer la protection des comptes et de l'information.
Authentification multifactorielle (AMF)
L’authentification multifactorielle ajoute une couche de protection supplémentaire à votre compte M365. En plus de votre mot de passe, une seconde méthode de validation est requise lors de la connexion. Cette mesure réduit considérablement les risques d’accès non autorisé et contribue à protéger les informations institutionnelles.
Gestion des applications mobiles
La gestion des applications mobiles contribue à protéger les données institutionnelles utilisées sur les téléphones intelligents et les tablettes. Elle permet de sécuriser les applications M365 associées à votre compte de l’Université tout en maintenant la confidentialité de vos renseignements personnels.
Protection contre les menaces
M365 s’appuie notamment sur Microsoft Defender pour renforcer la sécurité des communications et des fichiers. Cette solution analyse les courriels, les liens et les pièces jointes afin de détecter les tentatives d’hameçonnage, les logiciels malveillants et d’autres menaces potentielles.
Les contenus jugés suspects peuvent être bloqués ou mis en quarantaine afin de réduire les risques d’incident et de protéger l’information institutionnelle.
Protection des données
M365 protège les données au moyen de différents mécanismes de sécurité, dont le chiffrement de l’information lorsqu’elle est stockée et lorsqu’elle circule sur les réseaux. Ces mesures contribuent à assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données institutionnelles.
Adopter de bonnes pratiques de sécurité
La sécurité des outils numériques repose autant sur les mécanismes mis en place par l’Université que sur les habitudes adoptées au quotidien.
En appliquant quelques bonnes pratiques simples, vous contribuez à protéger vos données, celles de votre équipe et celles de l’Université.
Réduire les risques liés aux données
- Supprimez les fichiers obsolètes ou les doublons.
- Évitez de conserver inutilement des fichiers volumineux.
- Privilégiez les liens de partage plutôt que l’envoi de copies multiples.
- Videz régulièrement les espaces et dossiers qui ne sont plus utiles.
Faire preuve de vigilance
- Vérifiez l’expéditeur avant de cliquer sur un lien ou d’ouvrir une pièce jointe.
- Demeurez attentif aux signes d’hameçonnage.
- Signalez tout message suspect lorsque vous avez un doute.
Protéger l’information au quotidien
- Verrouillez votre session lorsque vous quittez votre poste de travail.
- Accordez l’accès aux fichiers seulement aux personnes concernées.
- Retirez les accès qui ne sont plus nécessaires.
- Révisez périodiquement les fichiers et contenus que vous partagez.
Gérer l'information de façon responsable
La façon dont nous créons, partageons et conservons nos documents a un impact sur la sécurité, la qualité de l’information et l’utilisation des ressources numériques.
En adoptant quelques bonnes pratiques simples, il est possible de maintenir des espaces de travail mieux organisés tout en contribuant à une utilisation plus responsable des outils M365.
Le stockage inutile de fichiers augmente les besoins en ressources technologiques et complique la gestion de l’information.
Pour limiter cet impact, il est recommandé :
- de supprimer les fichiers obsolètes, temporaires ou en double
- d’éviter de conserver des fichiers volumineux qui ne sont plus utiles
- d’utiliser des liens de partage plutôt que de multiplier les copies d’un même document
- de nettoyer régulièrement les contenus partagés qui ne sont plus pertinents
- de vider les espaces et dossiers qui ne sont plus nécessaires
OneDrive, SharePoint et Teams intègrent une fonctionnalité de versionnage qui conserve automatiquement l’historique des modifications apportées à un document.
Cette fonctionnalité permet notamment :
- de suivre l’évolution d’un document dans le temps
- d’identifier les modifications apportées
- de restaurer une version antérieure au besoin
- d’éviter la création de multiples documents nommés « version 1 », « version 2 », etc.
Le versionnage facilite la collaboration, améliore la traçabilité et contribue à une meilleure gestion de l’information.
Tous les documents n’ont pas vocation à être conservés indéfiniment.
Le cycle de vie d’un document comprend sa création, son utilisation, sa conservation et, éventuellement, sa suppression ou son archivage. Une gestion adéquate permet de conserver l’information utile, d’améliorer son accessibilité et de réduire les risques liés à la conservation excessive de données.
Quelques bonnes pratiques :
- supprimer régulièrement les documents qui n’ont plus de valeur administrative ou opérationnelle
- conserver l’information dans les espaces appropriés selon son usage
- appliquer les règles de gestion documentaire en vigueur à l’Université
- transférer les documents qui doivent être conservés à long terme selon les mécanismes prévus à cet effet
Assistance et soutien
Vous avez des questions concernant la sécurité de votre compte Microsoft 365, l’utilisation des outils M365 ou l’application des bonnes pratiques?
Pour obtenir de l’aide:
- Communiquez avec votre centre de services en TI
- Signalez rapidement tout courriel, lien ou comportement suspect
- Consultez les ressources d’aide et de formation Microsoft 365