Envoi de courriels de masse
Pour diffuser un message à un grand nombre de personnes de façon encadrée et conforme aux pratiques de l’Université Laval.
À quoi servent les envois de courriels de masse?
L’Université met à la disposition de la communauté universitaire différents services pour l’envoi de courriels à des groupes nombreux ou ciblés, selon la nature du message et le public visé. Ils sont utilisés principalement à des fins:
- pédagogiques ou de recherche, par exemple pour une classe ou un projet de recherche
- administratives, par exemple pour informer des membres du personnel ou des utilisateurs d’un service.
Plusieurs options sont offertes selon que vous souhaitez joindre l’ensemble de la communauté ou des groupes précis.
Envoyer un courriel à toute la communauté
Vous devez transmettre un message à l’ensemble de la communauté étudiante ou à tout le personnel?
Les envois de courriels à l’échelle institutionnelle sont encadrés et doivent faire l’objet d’une demande officielle.
Demande d’envoi institutionnel
Pour demander un envoi de courriel de masse à la communauté étudiante ou à l’ensemble des membres du personnel:
- Remplissez le formulaire de demande d’envoi de courriel de masse.
- Soumettez la demande au moins 7 jours ouvrables avant la date souhaitée d’envoi.
Envoyer un courriel à des groupes ciblés
Vous souhaitez diffuser un message à un groupe précis plutôt qu’à toute la communauté universitaire?
Plusieurs solutions sont offertes selon le type de message, le nombre de destinataires et leur statut.
Listes de distribution (ListServ)
Offert à l’ensemble de la communauté universitaire, ce service est recommandé pour:
- les messages non personnalisés
- les envois à moins de 5000 destinataires internes.
Une liste de distribution permet d’écrire à une seule adresse courriel associée à un groupe précis, par exemple : les personnes étudiantes d’un cycle, les membres du corps professoral, le personnel d’un type de poste, un groupe institutionnel reconnu, etc.
Les listes de distribution offertes à l’Université sont répertoriées dans ListServ. Une autorisation est nécessaire pour y envoyer un courriel.
Pour transmettre un message à une liste de distribution, écrivez à aide@dti.ulaval.ca au moins 2 jours ouvrables avant la date prévue de l’envoi et fournissez:
- les destinataires visés
- le message complet qui sera envoyé
- l’adresse courriel @ulaval.ca utilisée pour l’envoi
- la date prévue de diffusion
- Recrutement pour un projet de recherche
Écrivez à listesULrecherche@ulaval.ca en suivant les directives du document Balises et instructions de diffusion d’annonces de recrutement (PDF). - Messages liés aux activités étudiantes
Transmettez votre demande au Bureau de la vie étudiante à diffusion@bve.ulaval.ca. - Message destiné à une unité ou à une faculté
Communiquez avec le centre de services en TI de l’unité ou de la faculté concernée.
Si vous êtes responsable d’une liste de distribution, des outils sont offerts pour en assurer la gestion.
Guides et autoformation
• Module d’introduction à l’utilisation des listes de distribution
• Guide d’utilisation ListServ à l’Université Laval (PDF)
• Foire aux questions disponible sur listes.ulaval.ca
L’accès aux fonctions de gestion de ListServ nécessite l’utilisation de l’adresse courriel à laquelle les droits ont été accordés.
Assistance ListServ
En cas de panne du service ListServ, communiquez avec le Guichet d’aide en TI à aide@dti.ulaval.ca.
Pour demander la création d’une liste, veuillez écrire à responsables@listes.ulaval.ca.
Service de diffusion de courriels
Offert aux unités et aux facultés de l’Université, ce service est recommandé lorsque ListServ ne répond pas au besoin, notamment pour:
- les messages personnalisés
- les envois à plus de 5000 destinataires internes
- les envois à des groupes de 500 à 5000 destinataires externes.
Le service permet d’obtenir une adresse courriel avec le domaine @diffusion.ulaval.ca, sans être limité au maximum de 500 destinataires imposé par Outlook. Pour vérifier si ce service répond à votre besoin, consultez l’arbre décisionnel (PDF).
Listes de membres étudiants gérées automatiquement (LEGA)
Mises à la disposition du personnel enseignant et de recherche, les listes LEGA regroupent les adresses courriel @ulaval.ca des personnes étudiantes selon des critères précis:
cycle / faculté / programme / cours / combinaison de ces critères*
Ces listes sont mises à jour quotidiennement à partir des données du Bureau du registraire. Leur utilisation nécessite une autorisation particulière. Renseignez-vous auprès de votre unité ou de votre faculté pour y avoir accès.
*par exemple, les étudiantes et étudiants de 1er cycle d'un programme donné
Besoin d'aide?
Soutien pour le service de diffusion
Pour toute demande liée au service de diffusion, y compris l’obtention d’une adresse @diffusion.ulaval.ca ou un problème technique, communiquez avec le centre de services en TI de votre unité ou de votre faculté.
Assistance LEGA
En cas de panne ou de problème technique avec les listes LEGA, communiquez avec le centre de services en TI de votre unité ou de votre faculté.