Teams
Communiquez, collaborez et travaillez en équipe dans un même environnement.
À quoi sert Teams?
Microsoft Teams est une plateforme de collaboration utilisée à l’Université Laval pour travailler en équipe.
Avec Teams, vous pouvez notamment:
• discuter en temps réel (clavardage)
• organiser des réunions audio et vidéo
• partager des fichiers et collaborer sur des documents
• centraliser les échanges autour d’un projet ou d’une équipe
Teams est utilisé autant pour le travail administratif que pour l’enseignement et les projets académiques.
Fonctionnalités principales
Teams offre plusieurs fonctionnalités pour structurer
le travail collaboratif:
Équipes
Espaces de travail pour un projet ou un groupe
Canaux
Organisation des discussions par sujet
Réunions
Appels audio et vidéo, partage d’écran
Partagé
Stockage de fichiers et collaboration intégrés avec SharePoint et OneDrive
Accéder à Teams
Teams est disponible sur votre ordinateur et sur votre appareil mobile si l’application y est installée. Vous pouvez aussi accéder à Teams en ligne à partir de votre navigateur.
Pour vous connecter, utilisez votre identifiant ULaval.
Créer et gérer une équipe Teams
Vous pouvez créer une équipe dans Teams pour collaborer avec un groupe de personnes (projet, comité, équipe de travail). Certaines règles institutionnelles sont toutefois à respecter.
Créez une équipe si:
- vous travaillez avec un groupe stable
- vous devez centraliser les échanges et les fichiers
- la collaboration s’inscrit dans le temps
Une équipe est composée de canaux. Un canal permet de regrouper les conversations, les fichiers et les outils liés à un sujet ou à un projet.
Types de canaux
Général / Canal par défaut pour les communications de l’équipe
Standard / Accessible à tous les membres
Privé / Réservé à certains membres
Partagé / Permet de collaborer avec des personnes externes ou d’autres équipes
Pour assurer le bon fonctionnement d’une équipe Teams:
- prévoir au moins 2 personnes responsables (propriétaires)
- gérer les membres et leurs accès
- organiser les canaux selon les besoins
- maintenir les contenus à jour
Une équipe Teams doit être maintenue active.
- Des rappels sont envoyés aux propriétaires de l’équipe avant la suppression
- Les propriétaires doivent récupérer ou déplacer les données avant la suppression
Une équipe peut être supprimée si:
- elle ne respecte pas les règles institutionnelles
- ses propriétaires n’ont plus un statut actif à l’Université
- elle n’est plus utilisée depuis 12 mois
Lorsque la collaboration est terminée:
• déplacer les documents et informations à conserver vers un espace de stockage de votre unité (ex. : SharePoint)
• s’assurer que l’information demeure accessible aux personnes concernées
• appliquer les règles de gestion documentaire en vigueur
Pour les documents importants:
• utiliser le plan de classification recommandé
• transmettre les documents à conservation permanente selon le calendrier de conservation à la Division de la gestion des documents administratifs et des archives (DGDAA)
Pour en savoir plus sur la gestion documentaire, communiquez avec la DGDAA : supportgid@sg.ulaval.ca
Bonnes pratiques dans Teams
Ces bonnes pratiques vous permettront d’utiliser Teams efficacement.
Utiliser le bon outil
Gérer les fichiers efficacement
À sauvegarder dans une équipe Teams
- Documents liés à votre travail
- Notes de réunion
- Documents en cours de collaboration
À ne pas sauvegarder dans une équipe Teams
- Documents personnels non liés à votre travail
- Données de recherche
- Copies de sauvegarde (fichiers d’archivage)
Collaborer sur les documents
Teams permet de travailler à plusieurs dans un même fichier en temps réel.
Pour éviter les doublons et faciliter la collaboration :
- Partagez un lien vers le fichier plutôt qu’une copie
- Travaillez dans un fichier commun pour éviter les versions multiples
- Définissez les droits d’accès (lecture ou modification)
Organiser le travail
- Structurez les canaux par projet ou sujet
- Évitez de multiplier les équipes
- Faites le tri régulièrement dans vos fichiers
Sécurité et information
Vous êtes responsable de la protection des informations que vous partagez dans Teams. Adopter de bonnes pratiques contribue à assurer la sécurité de vos données et de celles de votre équipe.
- Limiter l’accès aux personnes concernées.
- Éviter de partager des informations sensibles sans précaution.
- Conserver les documents importants dans les espaces institutionnels.
Microsoft Teams est une solution sécuritaire qui utilise des technologies de chiffrement avancées pour protéger vos données lors du stockage et des échanges.
Pour en savoir plus au sujet de Microsoft Teams et la sécurité
Consultez les pages suivantes : Assurer la sécurité lors de l’utilisation de Microsoft Teams et Centre de gestion de la confidentialité Microsoft.
Pour aller plus loin!
Accédez à des guides et ressources pour approfondir l’utilisation de Microsoft Teams selon vos besoins.
Travailler en équipe
- Choisir un type d’équipe
Déterminez le type d'équipe le mieux adapté à votre projet. - Bonnes pratiques Teams
Approfondissez l’organisation des équipes, des canaux et des fichiers.
Organiser des réunions
- Utiliser l’assistant de planification
Planifiez vos réunions et trouvez les disponibilités facilement. - Participer à un webinaire
Découvrez les fonctionnalités liées aux événements en ligne.
Gérer vos fichiers et votre compte
- Supprimer ou restaurer un fichier
Récupérez un document supprimé ou gérez vos fichiers. - Message d’absence et notifications
Contrôlez vos notifications et configurez votre disponibilité.
Personnaliser votre expérience
- Arrière-plan en vidéoconférence
Personnalisez l’affichage lors de vos réunions.
Pour plus de conseils et d’astuces, consultez le site de Microsoft à https:/
Besoin d’aide?
Communiquez avec le centre de services en TI de votre faculté ou de votre unité, ou consultez les ressources de Microsoft